Implementasi Sistem Informasi SDM Pada Proses Decision support system (DSS)
DAFTAR
ISI
Halaman
HALAMAN
JUDUL...................................................................................... i
LEMBAR PERSETUJUAN.......................................................................... ii
LEMBAR
PENGESAHAN.......................................................................... iii
SURAT PERNYATAAN ............................................................................ iv
PERSEMBAHAN ......................................................................................... v
MOTTO ......................................................................................................... vi
KATA PENGANTAR .................................................................................. vii
DAFTAR ISI .............................................................................................. viii
DAFTAR TABEL .......................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR .................................................................................... x
DAFTAR LAMPIRAN
................................................................................ xi
ABSTRAK ..................................................................................................... xii
BAB I :
PENDAHULUAN
................................................................. 1
A.
Latar Belakang .................................................................
1
B.
Rumusan Masalah ...........................................................
5
C.
Batasan Penelitian
.......................................................... 6
D.
Manfaat Penelitian ..........................................................
6
BAB II :
KAJIAN PUSTAKA
............................................................. 8
A.
Penelitian Terdahulu.......................................................
8
B.
Kajian Teoritis .................................................................
11
1.
Konsep Sistem Informasi SDM ...............................
11
1.1. Konsep
Dasar Sistem ...................................... 11
1.2. Konsep
Dasar Informasi .................................13
1.3.
Konsep Dasar Sistem Informasi ....................
16
1.4.
Konsep Dasar Informasi Manajemen ........... 21
1.5.
Sistem Informasi SDM
................................... 22
1.5.1.
Pengertian Sistem Informasi SDM ....... 22
1.5.2.
Evolusi Sistem Informasi SDM ............. 23
1.5.3.
Kegunaan Sistem Informasi SDM ........ 26
1.5.4.
Komponen Dasar Sistem Informasi –SDM ..........................................................
27
1.5.5.
Kriteria Sistem Informasi SDM ............. 28
1.5.6.
Model Sistem Informasi SDM ............... 29
1.5.7.
Pedoman Merancang Sistem Informasi SDM
.......................................................... 32
1.5.8.
Pengamanan Sistem Informasi SDM ... 32
2.
Sistem Informasi SDM Ditinjau Dari Sudut Pandang
Islam ........................................................... 33
3.
Decision Support System (DSS)
................................. 43
4.1.
Pengertian Decision Support System (DSS)….....43
4.2.
Tahap-Tahap Pengambilan Keputusan ........... 44
4.3.
Jenis-jenis Decision
Support System (DSS)......... 47
4.4.
Komponen Decision Support System (DSS) ….. 49
BAB III :
METODE PENELITIAN ..................................................... 52
A.
Lokasi Penelitian
............................................................ 52
B.
Jenis Penelitian
................................................................. 52
C.
Subyek Penelitian
............................................................ 53
D.
Data dan Sumber Data
................................................... 53
E.
Teknik Pengumpulan Data ........................................... 54
F.
Model Analisis Data
...................................................... 56
BAB
IV : PAPARAN DAN PEMBAHASAN DATA HASIL
PENELITIAN ........................................................................
58
A.
Paparan Data Hasil Penelitian
...................................... 58
1.
Paparan Data Penelitian ..........................................
58
1.1.
Gambaran Umum Perusahaan ...................... 58
1.2.
Lokasi Dan Letak Perusahaan ...................... 61
1.3.
Visi Dan Misi Perusahaan ..............................
62
1.4.
Kebijakan Mutu, Semboyan Dan Nilai Dasar...................................................................
63
1.5.
Strktur Organisasi ...........................................
66
2.
Paparan Hasil Penelitian .........................................
74
a.
Hasil Data
............................................................ 74
b.
Analisis Dan Interpretasi Data ..........................
86
B.
Pembahasan Data Hasil Penelitian
1.
Identifikasi Masalah Dari Data Yang Diperoleh ...87
2.
Memahami Kerja Sistem Yang Berkembang ........ 89
3.
Analisis Sistem ..........................................................
90
4.
Laporan Hasil Analisis ............................................
92
BAB V :
KESIMPULAN DAN SARAN ............................................ 94
1.
Kesimpulan ......................................................................
94
2.
Saran ..................................................................................95
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR
TABEL
1.1. Penelitian
Terdahulu…………………………………………………… 9
1.2. Hasil
Interview………………………………………………………….. 74
DAFTAR GAMBAR
2.1.
Jaringan
Aplikasi Sistem Informasi SDM ………………………….. 30
2.2.
Model
Sistem Informasi SDM……………………………………….. 31
2.3.
Pengertian
Analisis Sistem……………………………………………39
2.4.
Jenis-jenis
DSS Menurut Tingkat Kerumitan Dan Tingkat Dukungan Pemecahan
Masalah………………………………………48
2.5.
Komponen
Pendukung DSS…………………………………………. 51
2.6.
Struktur
Organisasi Departemen HRD………………………………69
2.7.
Prosedur
Mutu Alur Kerja Sistem Rekrutmen………………………77
2.8.
Prosedur
Mutu Alur Kerja Sistem Pelatiham Dan Pengambangan
SDM…………………………………………………………………….. 83
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Lay Out Tata Letak PT. Bumi Menara Internusa
II (BMI)
Lampiran 2 : Struktur Organisasi PT. Bumi Menara
Internusa II (BMI)
Lampiran 3 : Laporan / Evaluasi 2007
Lampiran 4 : Pedoman Wawancara
Lampiran 5 : Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian
Lampiran 6 : Surat Keterangan Telah Konsultasi
Abstrak
Lampiran 7 : Bukti Konsultasi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di manapun dan kapanpun para manajer serta
departemen SDM sangat membutuhkan informasi yang rinci dan berkualitas tentang
SDM (menunjang perencanaan dengan
informasi untuk suplai tenaga kerja dan
ramalan-ramalan permintaan, penyusunan menyangkut kesempatan kerja yang
sama, pemberhentian, dan mengetaui kualifikasi pelamar, dan untuk pengembangan
karyawan dengan informasi tentang biaya-biaya program pelatihan dan kinerja
kerja) yang ada di perusahaan tersebut. Kualitas
keputusan-keputusan SDM semakin tergantung pada kualitas informasi yang
dimiliki dan diperoleh. Tanpa informasi yang pasti dan jelas, baik informasi
dari dalam maupun dari luar dapat dikatakan dikatakan bahwa perusahaan tersebut
telah tertinggal. Bukan suatu hal yang sia-sia, perolehan informasi,
penyimpanan informasi, dan penarikan informasi akan menghadirkan tantangan yang
cukup besar. Dari tantangan yang ada, dimungkinkan munculnya peluang bagi suatu
perusahaan, organisasi, maupun departemen untuk meraih kerjasama dengan pihak
lain didalam organisasi yang menyediakan berlimpah informasi bagi departemen
SDM. (Rivai, 2006:521)
(Rivai, 2006:521)
Oleh karena itu, perolehan dan pencarian informasi
sebanyak mungkin sangat diperlukan untuk mencapai harapan-harapan yang telah
direncanakan sejak awal. Informasi juga sebagai sumber evaluasi terhadap
perkembangan suatu organisasi, institusi, perusahaan, dan departemen. Evaluasi
yang dimaksud adalah untuk bahan pembanding dengan pihak lain, sampai sejauh mana
dapat mengimbangi, mendahului, atau bahkan tertinggal dengan pesaing lain. Jika
pesaing telah mengikuti arus informasi, katakanlah informasi global sementara
kita masih tetap “ jalan di tempat “. Maka disinilah letak penting dan
bergunanya informasi (Rivai, 2006:522).
Teknologi informasi dapat menjadi unsur utama untuk
memenuhi tantangan lingkungan organisasi yang cepat berubah, dan bahkan di era
globalisasi penggunaan teknologi informasi dapat menciptakan keunggulan yang
strategis (O’Brien, 2000:23).
Beberapa pertimbangan yang berkembang
memperlihatkan pemikiran dan perencanaan SISDM (sistem informasi sumber daya
manusia) sebagai masalah pioritas utama dalam sebuah perusahaan. Barangkali jastifikasi yang sangat penting
adalah kebutuhan bagi informasi-informasi yang sangat akurat dan tepat. Sebagai
contoh, seleksi yang dikembangkan, keputusan promosi, dan indentifikasi keterampilan (skill)
yang diperlukan untuk mengharuskan informasi yang akurat dan terkini (up to
date). Kepentingan-kepentingan yang relatif sifatnya bagi pembiayaan
karyawan akan meningkat setiap tahun. Adanya sistem penggajian yang mantap,
bahkan untuk kepentingan yang lain akan ditinggkatkan lebih cepat lagi
(Rivai,2006:522).
Banyak persyaratan informasi
yang meningkat begitu cepat, selain itu akhir-akhir ini kuantitas informasi
pelaporan meningkat sangat cepat. Tekanan untuk mengevaluasi dan
mengaudit sistem kinerja berasal baik dari LSM maupun sumber Internal
perusahaan tersebut. Kebutuhannya adalah untuk mengukur efektifitas berkas
personal individu. Sebuah perusahaan “merasa” penting adanya pergantian dan
mutasi tetapi tidak mempunyai cara untuk mengumpulkan informasi untuk mendukung
gagasan tersebut. Dalam hal ini, para karyawan juga ingin terlibat untuk
memdapatkan data-data pribadi mereka. Dan perubahan yang terjadi ini mengakibatkan
tindakan yang lebih dahsyat lagi antara satu karyawan dengan karyawan lainnya.
Informasi yang berkaitan dengan karier seperti : mulai bekerja, perjalanan
karier, persyaratan pekerjaan dan bahkan gaji adalah merupakan dasar usaha
manajemen karier organisasi untuk melengkapi perencanaan di masa lampau. Kadang
kala usaha pendekatan manajemen seperti ini menjadikan karyawan frustasi
disebabkan kurang tersedianya informasi yang rinci. Sebagai contoh: perusahaan segera bisa mengisi jabatan yang
kosong dari orang-orang yang ada dalam perusahaan tersebut, tetapi karena
“sistem informasinya” tidak baik dan tidak bisa menempatkan jabatan dengan
cepat orang-orang yang kualified. Dalam hal ini, sistem informasi
manajemen sangat dibutuhkan untuk menggetaui atau mengidentifikasi para
karyawan yang mempunyai kemampuan atau skill untuk mengisi jabatan
tersebut (Rivai,2006:523).
Seiring
dengan berkembangnya teknologi beberapa tahun terakhir, pengelolaan sistem
secara manual atau berorientasi pada manusia tersebut mulai beralih ke sistem
informasi yang berorientasi komputer. Komputer sudah banyak digunakan oleh
perusahaan-perusahaan atau organisasi untuk melakukan pemrosesan data. Dengan
menggunakan komputer untuk pemrosesan data maka karyawan yang sebelumnya
melakukan tugas tersebut dapat mengerjakan tugas lain. Komputer mempunyai
peranan yang sangat besar terhadap perkembangan sistem informasi, dimana
komputer memiliki kemampuan memproses data lebih efektif daripada manusia
dengan tingkat kesalahan yang rendah, dapat menyimpan data lebih banyak
daripada manusia serta dapat lebih akurat dalam menghitung dan memproses data.
Adapun dasar dari pemilihan PT. Bumi Menara
Internusa (BMI) II Dampit-Malang sebagai objek penelitian ini karena
pertimbangan kondisi perusahaan tersebut khususnya pada bidang pemakaian sistem
informasi SDM. PT. Bumi Menara Internusa (BMI) II Dampit-Malang, yang bergerak
di bidang exporter udang beku dan biota laut dalam skala besar dan termasuk
salah satu perusahaan pengekspor udang beku keberbagai Negara maju di Dunia
seperti: USA, Eropa, Australia, Japan, Hongkong dan Taiwan. Di PT. Bumi Menara
Internusa (BMI) II Dampit-Malang telah menerapkan sistem informasi SDM dan
telah mendapatkan serta menerapkan sertifitakasi ISO 9001:2000 tentang
dokumentasi dan HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) serta
BRC (Brithis Retail Consortium) guna menunjang kelancaran operasional perusahaan yang pada
era globalisasi dan komputerisasi seperti saat ini sangat diperlukan oleh
perusahan. (Hasil wawancara dengan karyawan bagian SDM pada tanggal 08 Desember
2007).
Berdasar latar belakang diatas, peneliti
tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul: “Implementasi Sistem Informasi
SDM Pada Proses Decision support system (DSS) ” (Studi Pada Departemen
HRD PT. Bumi Menara Internusa {BMI} II Dampit-Malang)
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan sebelumnya, maka
yang menjadi permasalahan dalam penelitian ini adalah :
·
Bagaimana implementasi Sistem
Informasi SDM setelah menerapkan Decision support system (DSS) di Departemen HRD PT. Bumi Menara Internusa
(BMI) II Dampit- Malang?
C. Tujuan Penelitian
Sesuai dengan rumusan masalah yang disampaikan, maka tujuan
penelitian ini adalah :
·
Untuk Mengetahui bagaimana
implementasi Sistem Informasi SDM setelah menerapkan Decision support
system (DSS).
D. Manfaat Penelitian
Penelitian yang dilakukan ini diharapkan dapat memberikan manfaat
bagi pihak pihak yang berkepentingan antara lain :
1. Peneliti
Memberikan
pengetahuan dan pengalaman melakukan penelitian untuk kemudian menerapkan hasil
penelitian yang didapatkan pada lingkungan praktis.
2. Pengembangan Ilmu Pengetahuan
Memberikan
tambahan perbendaharaan referensi lebih lanjut pada literatur sistem informasi,
khususnya dalam hal efektifitas sistem informasi SDM, kualitas informasi dan
kualitas sistem terhadap pengambilan keputusan
dalam suatu organisasi.
3.
Bagi
Akademisi
Bagi akademisi, penelitian ini diharapkan
dapat dijadikan sebagai bahan informasi yang dapat digunakan untuk penelitian
selanjutnya.
4.
Bagi Perusahaan
Bagi perusahan, penelitian ini diharapkan dapat dijadikan
sebagai bahan pertimbangan sebelum seorang manajer memutuskan kebijakan yang
berhubungan dengan pengambilan keputusan SDM.
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
A.
Penelitian Terdahulu
Hariyanto (2005), melakukan penelitian
dengan judul Analisis
dan Perencanaan SIM Dalam Upaya Meningkatkan Efektifitas Dan Efisiensi
Pelayanan Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen (studi pada perpustakaan daerah
kabupaten Sragen). Dalam penelitian
tersebut membahas tentang efektifitas dan efisiensi pelayanan setelah
menerapkan SIM.
Dari pembahasan tersebut didapatkan suatu kesimpulan bahwa teknik analisa identity, memahami
kerja sistem yang berkembang, dan analyze mendapatkan hasil munculnya
beberapa masalah yang timbul dari pamakaian sistem yang disebabkan pihak
perpustakaan belum menerapkan SIM secara penuh.
Jima (2003) melakukan penelitian dengan
judul Komputerisasi
sistem informasi sumber daya manusia kaitannya dengan pengambilan keputusan
pada diklat ahli multi media PT. Digital Sence Surabaya. Dalam penelitian
tersebut membahas tentang
Adapun penelitian terdahulu
disertakan dalam penelitian ini untuk membandingkan dan mengetaui perbedaanya
penelitian-penelitian terdahulu dengan penelitian ini yang masih dalam proses
menuju hasil. Lebih jelasnya tercantum dalam tabel 1 dibawah ini.
Tabel 1
Penelitian
Terdahulu
Nama
Peneliti
|
Judul
Penelitian
|
Analisis
Dan Strategi
|
Hasil
|
Hariyanto
2005
|
Analisis
dan Perencanaan SIM Dalam Upaya Meningkatkan Efektifitas Dan Efisiensi
Pelayanan Perpustakaan Daerah Kabupaten Sregen.
|
1. Indentifikasi masalah (identity)
2. Analisis kerja Sistem Informasi manajemen
3.
Analisis system (analyze)
|
Munculnya beberapa masalah yang timbul dari pamakaian sistem
yang disebabkan pihak perpustakaan belum menerapkan SIM secara penuh.
|
Jima
2003
|
Komputerisasi
sistem informasi sumber daya manusia kaitannya dengan pengambilan keputusan
pada diklat ahli multi media PT. Digital Sence Surabaya
|
1. Identity
2. Analisis resiko
3. Analisis system (analyze)
|
Suatu sistem informasi sumber daya manusia
berbasis komputer yang tepat dan efisien untuk proses pengambilan keputusan
dan pemanfaatan sumber daya manusia semaksimal mungkin
|
Muhammad
Yusuf
2008
|
Implementasi Sistem Informasi SDM Pada Proses Decision
support system (DSS)
(Studi Pada Departemen HRD PT. Bumi Menara Internusa
(BMI) Dampit Malang)
|
1. Identifikasi masalah dari data yang di
peroleh
2. Memahami kerja
sistem yang berkembang
3.
Analisis sistem
|
Masih Dalam Proses.
|
Sumber: data skunder (diolah)
B.
Kajian
Teoritis
1.
Konsep
Dasar Sistem Informasi SDM
Untuk memahami sistem dengan baik, perlu
memahami dahulu penertian sistem dan konsep yang melandasi semua sistem
informasi SDM, yang meliputi beberapa hal antara lain:
1.
Konsep
Dasar Sistem
Pengertian sistem menurut Gardon (1999:67),
menyatakan bahwa sebuah sistem adalah kumpulan atau grup dari sub sistem atau
bagian atau komponen apapun baik fisik
maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara
harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Selanjutnya menurut McLeod, Jr, (2001:29)
Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan. Definisi yang serupa menyatakan bahwa sebuah sistem
terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk
mencapai beberapa sasaran atau maksud (Davis, 2002:68).
Sedangkan menurut Jogiyanto (2003:34), “
Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen.
Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari
prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”.
Diperjelas oleh Sutabri (2005:2) suatu sistem
dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau
variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama
yang lain.
Demikian pula definisi yang dinyatakan oleh
O’Brien (2003:8) bahwa sistem adalah sebuah kelompok komponen yang saling
terhubung dan bekerja secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dengan menerima
input dan memproduksi output dalam sebuah proses informasi yang
terorganisasi. Sistem, sebagaimana yang dinyatakan oleh O’Brien (2003:9) memiliki paling tidak ada tiga fungsi yang
meliputi:
a. Input. Melibatkan perolehan dan
penyusunan atas elemen-elemen yang memasuki sistem untuk kemudian diproses.
Contoh: bahan baku.
b. Proses. Melibatkan proses transformasi yang
mengkonversikan input menjadi output. Contoh: perhitungan matematika.
c. Output. Melibatkan pentransferan
elemen-elemen yang dihasilkan dari proses transformasi pada tujuan akhir.
Contoh: produk jadi.
Dari penjelasan mengenai definisi sistem yang
telah dikemukakan di atas, maka dapat ditarik kesimpulan suatu sistem adalah
kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir,
saling berinteraksi, saling tergantung satu sama yang lain yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud
serta tujuan.
Dapat pula ditarik kesimpulan pengertian
suatu sistem adalah, sebagai berikut:
a.
Setiap
sistem terdiri dari unsur-unsur dan komponen-komponen.
b.
Unsur
atau komponen tersebut berhubungan dan berkaitan untuk mencapai tujuan.
c.
Suatu
sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih tinggi.
d.
Komponen-komponen
atau unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
2.
Konsep Dasar
Informasi
Menurut McLeod, Jr, (2001:31) Menjelaskan
bahwa Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang telah memiliki
arti. Kemudian Rivai (2006:524) Menjelaskan Informasi adalah sebuah mata rantai
kritis untuk menuju keberhasilan berbagai kemungkinan bagi perencanaan SDM. Selanjutnya
oleh Gardon (1999:68), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah
bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan
saat ini atau mendatang.
Diperjelas oleh Sutabri (2005:23) informasi
adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasi untuk
digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Sedangkan menurut Davis (2002:28), informasi
adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.
Informasi adalah data yang telah terorganisir
dengan baik sehingga akan memiliki makna dan nilai bagi penerimanya. Sipenerima
akan menginterprestasikan makna yang disampaikan dan dapat mengambil kesimpulan
darinya. (www.Kutaitimur.go.id)
Davis (2002:28) selanjutnya menyatakan bahwa
dalam lingkup sistem informasi, memiliki beberapa ciri:
a. Benar atau salah: Ini dapat berhubungan dengan realitas
atau tidak. Bila penerima informasi salah mempercayainya, akibatnya sama
seperti benar.
b. Baru:
Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
c.
Tambahan: Informasi dapat memperbaharui atau memberikan
tambahan baru pada informasi yang telah ada.
d.
Korektif: Informasi dapat menjadi koreksi atas
informasi yang salah atau palsu untuk informasi sebelumnya.
e.
Penegas: Informasi dapat mempertegas informasi
yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas
kebenaran informasi.
Kualitas
informasi (quality of information) menurut Jogiyanto
(2003:36), sangat dipengaruhi atau ditentuka 3 hal, yaitu :
a. Relevan (relevancy)
Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.
b. Akurat (accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.
c. Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.
Jadi menurut penjelasan tentang pengertian informasi diatas dapat
diambil kesimpulan bahwa informasi adalah data yang telah diklarifikasi atau
diolah dan diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Antara
data dan informasi tidaklah sama meskipun identik atau memiliki kesamaan arti,
padahal tidak demikian sebenarnya. Kedua istilah tersebut memang memiliki arti
yang berbeda, tetapi keduanya terdapat hubungan yang erat yang tidak dapat
dipisahkan antara satu dengan yang lainnya.
3.
Konsep
Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi menurut Bodnar dan Hopwood
dalam buku jusuf dan tambunan, (2000:4) menganjurkan pengguna teknologi
komputer dalam organisasi untuk menyajikan kepada pemakai. Sistem informasi “berbasis komputer”
merupakan sekolompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk
mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat.
Sedangkan Menurut O’Brien (2005:124) Sistem
Informasi adalah suatu sistem yang merupakan kombinasi dari orang-orang, hardware,
software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan,
mengubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi. Komponen-komponen yang
saling berhubungan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan informasi untuk
tujuan membantu pernecanaan, pengendalian, koordinasi, dan pengambilan
keputusan perusahaan.
Sedangkan menurut oleh Sutabri (2005:42)
sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengelolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
Diperjelas oleh Sutejdo, (2001:138) Sistem
informasi (SI) dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling
berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan
data, memproses dan menyimpan, serta mendistribusikan informasi. Dengan kata
lain, SI merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara
sistematis dan teratur untyuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang
mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol.
Sistem
informasi (SI) terdiri atas 5 sumber utama (O’Brien. 2003:4), yaitu:
a. Manusia, yang terbagi atas pemakai akhir dan para spesialis (orang
khusus atau ahli yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi).
b. Perangkat keras, terdiri atas mesin (komputer; monitor video,
printer, dan lain-lain) serta media (floppy disk, paper form, dan
lain-lain).
c. Perangkat lunak, terdiri atas program (merupakan set instruksi
pengoperasian) dan prosedur (merupakan set dari instruksi pemrosesan
informasi).
d. Data, merupakan sumber yang harus di manajemeni secara efektif
untuk manfaat bagi seluruh pengguna akhir sebuah organisasi.
e.
Jaringan
atau network, yang terdiri atas media komunikasi (satelit) serta
jaringan pendukung (modem).
Sedangkan
Laudon and Laudon (1991: 9-10) menjelaskan bahwa SI itu merupakan bagian
integral dari organisasi yang terdiri atas tiga komponen yaitu:
a. Organisasi
Perusahaan-perusahaan bisnis merupakan organisasi
formal yang terdiri atas unit-unit khusus dengan pembagian devisi yang jelas.
Organisasi butuh membangun sistem untuk mengatasi permasalahan yang terbentuk
baik yang berasal dari faktor Internal maupun faktor Eksternal.
b. Manusia
Orang-orang menggunakan
informasi dari sistem berbasis komputer dalam pekerjaan mereka, dan
mengintergasikannya ke dalam lingkungan pekerjaan. Mereka memasukkan data (input)
ke sistem, baik oleh mereka sendiri ataupun melalui perantara atau media yang
dapat dibaca oleh komputer.
c. Teknologi
Data ditransformasikan dan diorganisasikan untuk
kemudian digunakan manusia. Komputer telah menggantikan teknologi manual dengan
melakukan pemrosesan atas data yang jumlahnya sangat besar, ataupun menjalankan
pekerjaan yang sangat komplek. Komputer juga dapat bekerja secara konsisten serta reliabel
(dapat dipercaya) dalam waktu yang lebih lama bila dibanding dengan kemampuan
manusia.
Suatu
sistem informasi dapat digambarkan secara teknis sebagai satuan komponen saling
berhubungan yang terkumpul, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan
informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan mengendalikannya dalam
suatu organisasi. Sebagai tambahan terhadap pengambilan keputusan, dukungan,
koordinasi, dan kendali, SI dapat pula membantu para manajer dan para pekerja
dalam meneliti permasalahan, memvisualisasikan subjek, dan menciptakan produk
baru. SI berisikan informasi tentang orang-orang penting, tempat, dan berbagai
hal di dalam organisasi atau di lingkungan sekitarnya (Laudon and Laudon,
2006:13).
O’Brien
(2003:14) menyebutkan bahwa aktivitas dari SI adalah:
1.
Input. Misalnya, pemanfaatan alat pembaca optik
atas kode barang.
2.
Pemrosesan.
Misalnya, perhitungan atas gaji para pekerja yang harus dibayarkan, perhitungan
pajak, maupun kewajiban yang lain.
3. Output atau hasil. Misalnya, laporan
penjualan.
4. Penyimpanan. Misalnya, pemeliharaan atas catatan mengenai para
pelanggan, para pekerja, ataupun barang-barang produksi.
5. Pengontrolan. Misalnya, pemanfaatan atas alat yang menggunakan
sinyal suara untuk mengindikasikan adanya data penjualan yang masuk.
Dari definisi sistem informasi di atas dapat disimpulkan bahwa
sistem informasi adalah kumpulan dari beberapa komponen dalam perusahaan atau
organisasi yang saling berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran
informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan dan pengendalian bagi
perusahaan. Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer
yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para
pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub
unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem
utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan
apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia
dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model
matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer
dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
4.
Konsep
Dasar Sistem Informasi Manajemen
Menurut O’Brien (2005:126) Sistem Informasi
Manajemen adalah sistem yang memberikan informasi dalam bentuk laporan yang
telah ditentukan sebelumnya untuk mendukung keputusan bisnis. Dengan kata lain Sistem informasi manajemen
adalah jenis awal dari sistem informasi yang dikembangkan untuk mendukung
pengambilan keputusan manajerial.
Sedangkan menurut Umar, (2000:185). Sistem informasi manajemen diartikan
sebagai kerjasama antara manusia dengan mesin untuk menghasilkan informasi yang
dapat digunakan manajemen dalam rangka proses pengambilan keputusan manajemen.
Menurut oleh Sutabri (2005:91) sistem
informasi manajemen adalah sistem manusia atau mesin yang terpadu guna
menyajikan informasi untuk mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengembilan
keputusan didalam suatu organisasi.
Selanjutnya diperjelas oleh McLeod, Jr,
(2001:30) Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.
Dengan kata lain bahwa sistem informasi Manajemen adalah jaringan prosedur
pengelolaan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan
maksud memberikan informasi yang bersifat intern dan ekstern kepada manajemen
sebagai dasar pengambilan keputusan.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa
sistem informasi manajemen adalah
seperangkat alat yang saling menunjang dalam penyampaian data atau informasi
yang dipergunakan oleh pihak manajemen yang bertujuan untuk mempergunakan
informasi atau data tersebut sebagai acuan dalam pengambilan keputusan untuk
dilaksanakan oleh orang lain dalam mencapai tujuan
5.
Sistem
Informasi SDM
1.
Pengertian
Sistem informasi SDM
Menurut McLeod, Jr, (2001:33) Sistem
informasi SDM adalah sistem konseptual yang digunakan dalam menggelolah personil.
Diperjelas oleh Nawawi (2005:179) Sistem
informasi SDM adalah satu kesatuan informasi mengenai kondisi SDM yang memiliki
berbagai komponen berupa kondisinya di masa lalu, masa sekarang dan prediksi
kondisinya di masa depan di lingkungan sebuah organisasi atau perusahaan.
Sedangkan menurut Rivai (2006:524) Sistem
informasi SDM adalah prosedur sistematis untuk pengumpulan, penyimpanan,
pemertahanan, menarik dan menvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan
untuk meningkatkan keputusan SDM. Dengan
kata lain sistem informasi SDM mempunyai kemampuan untuk mendapatkan informasi
yang dibutuhkan atau pilihan banyak orang yang lebih berhubungan dengan
aktifitas perencanaan SDM.
Dengan demikian sistem informasi SDM akan
efektif apabila mampu menghasilkan keputusan SDM yang sehat. Sistem ini
biasanya menggunakan komputer dan teknologi canggih lainnya untuk memproses
data sehingga dapat mencerminkan aktivitas-aktivitas harian sebuah perusahaan,
diorganisasikan dalam bentuk informasi untuk memudahkan proses pengambilan
keputusan.
Dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi SDM
adalah sistem konseptual yang digunakan dalam mengelolah pesonil serta prosedur
sistematis untuk pengumpulan, penyimpanan, pemertahanan, menarik dan
menvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk meningkatkan
keputusan SDM. Sistem informasi SDM yang baik adalah bila dapat menunjang
perencanaan dengan informasi untuk suplai tenaga kerja dan ramalan-ramalan permintaan, penyusunan menyangkut
kesempatan kerja yang sama, pemberhentian, dan menggetaui kualifikasi pelamar,
dan untuk pengembangan karyawan dengan informasi tentang biaya-biaya program
pelatihan dan kinerja kerja.
2.
Evolusi
Sistem Informasi SDM
Menurut Rivai (2006:528), evolusi perkembangan sistem informasi SDM ada empat tahap,
yaitu:
Tahap
pertama:
a. Berorientasi manual
b. Berbasis data pribadi SDM dan data ketenagakerjaan, seperti
pendidikan, pengalaman dan data pribadi
Tahap kedua:
a.
Sistem
komputer yang terpisah dan berdiri sendiri
b. Memperluas file daftar gaji
c. Menambahkan penilaian data optimal (kinerja
atau kualitas dan potensi)
d.
Dasar manajemen pelaporan
e.
Membatasi akses sepanjang
organisasi perusahaan
Tahap ketiga:
a.
Memisahkan
sistem komputerisasi telah dimulai untuk menjadi terintegrasi
b.
Kapabilitas
kemampuan cakupan besar berupa kalkulasi SDM yang penting dengan proyeksi yang
cukup jelas.
c.
Memperluas
informasi file, dengan menambah data individu dan data perilaku yang
muliputi perhatian, penilaian sendiri dan pilihan pekerjaan.
d.
Tersedia
secara luas d dalam perusahaan.
Tahap keempat:
a. Terkomputerisasi dan terintegrasi secara
penuh.
b. Kemampuan untuk cakupan kalkulasi SDM dan
proyeksi.
c.
Penggunaan
informasi yang luas secara mikro untuk penggunaan individu, akses online.
d. Memperluas file informasi, dengan mendesain data yang
mencerminkan aspek pekerjaan serta tingkah laku seseorang.
e.
Sebagai
dasar untuk taksiran kebutuhan biaya.
f.
Mendukung
tindakan untuk rekrutmen SDM.
Sistem ini pada tahap ketiga telah berkembang
secara modern dan luas. Hal ini biasanya dikembangkan dari database yang
terpisah yang tidak mungkin dapat dipertukarkan. Oleh karena itu, data yang
berhubungan dengan SDM tersedia pada laporan, dan data yang spesifik yang
diseleksi oleh orang yang berkualitas. Secara karakteristik, informasi file
bergerak melalui perluasan yang dapat dipertimbangkan pada beberapa perusahaan
tersebut, dan sejumlah individu dan informasi perencanaan digabungkan pada
sistem terebut.
Bisa disimpulkan bahwa evolusi perkembangan
sistem informasi SDM, berfokus awal pada data lalu merambat ke fokus baru yakni
informasi, kemudian ke sistem pendukung keputusan (Decision support system ) yang diartikan sistem penghasil informasi
yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer
dan keputusan yang harus dibuat manajer. Dan terakhir ke komunikasi dan potensial pada konsultasi.
3.
Kegunaan
Sistem Informasi SDM
Sistem informasi SDM memberikan wahana
pengumpulan, peringkasan, dan penganalisaan data yang berbungan erat dengan
manajemen SDM dan perencanaan SDM. Kebutuhan-kebutuhan informasi yang
berhubungan dengan fungsi-fungsi SDM
sangatlah banyak. Sebagai contoh, penilaian suplai SDM melibatkan penyimpanan
catatan-catatan tentang para karyawan diseluruh perusahaan. Aktivitas-aktivitas
rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengambangan, manajemen karier, kompensasi,
dan hubungan karyawan juga menuntut informasi yang tepat waktu dan akurat untuk
pengambilan keputusan-keputusan. Rivai (2006:529)
Oleh sebab itu sistem informasi SDM dirancang
untuk membantu para manajer membuat keputusan-keputusan yang lebih efektif.
Oleh karena itu, jika informasi tidak relevan dengan rencana-rencana strategis
bisnis perusahaan. Informasi tersebut hendaknya tidak dimasukan dalam sistem
informasi SDM.
KLIK INI UNTUK MEMBACA SELENGKAPNYA
0 Komentar